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系统提升工作效率

概述

工作效率是指在单位时间内完成的工作的数量,我们都想在有限的工作时间做出更多的工作业绩。提升工作效率对个人的好处是能够高效快速优质的完成比别人更多的工作,出色的工作业绩能增加升职加薪的机会。对于企业来说,提升工作效率能够提高生产力,提高企业生产效率,更少的员工完成更多的工作,使员工个人成功。这篇文件介绍了如何系统的提升工作效率。

低效的原因

  • 目标不清:茫然、盲目,不知道努力的方向
  • 行动不力:知道要做,但做不到
  • 习惯不好:上班看新闻,工作一会接电话,同时找你帮忙,有效工作时间很少。。。

高效工作第一大法门——明确目标

人生目标六大领域

  • 健康
  • 人脉
  • 事业
  • 财富
  • 家庭
  • 成长

要事第一(First things first,FTF)

FTF是以原则为中心的方法,不是叫你如何提高速度,而是给你一个指南针,为你明确方向。强调根据根据七个习惯的原则和自己的使命、价值观来规划自己的人生,根据这些原则决定哪些事情是真正对实现自己的人生意义重大的要事,然后处理要事。

要事第一强调从大局着眼,强调效果和方向。

目标制定原则:PE-SMART

目标需要满足的原则:

  • 正面
  • 共赢
  • 明确
  • 可衡量(能量化)
  • 自主可成(靠自己能够完成)
  • 有满足感
  • 有时间限制

目标分解(以终为始)

高效工作第二大法门——提升行动力

行动起来

  • 目标锁定:认准目标
  • 目标切割
  • 懒人启动:接受自己是懒人的现实,慢慢悠悠的开始做,慢慢加速,越做越快
  • 机械启动:让自己像个机器一样,一按开关就开始做,做起来就能忘记其他干扰
  • 给自己吻:失败后鼓励自己继续下去
  • 痛苦快乐:内心潜意识中放大不做某事引发的痛苦和完成后获得的快乐,以此为动力驱动自己
  • 能力提升:通过学习时间来提升自己
  • 资源整合:整合自己和他人的资源为我所用
  • 变通策略:策略有效则持续,无效则变通

GTD

将当天的事情全部搞定。《尽管去做》戴维·艾伦

GTD(Getting Things Done)步骤:

收集 -> 处理 -> 安排 -> 执行 -> 规划

六点优先工作制

人的精力是有限的,应该把精力放到优先事项上。

推荐阅读:《如何掌控自己的时间和生活》阿伦·拉金

ABC 等级法:

  • A:必须做的事
  • B:应该做的事
  • C:可以做的事

六点优先:把每天要做的事提炼出做重要的六项,然后集中精力去做。

晨间日记

《晨间日记的奇迹》佐藤

早晨三分钟记录昨天发生的好事和想做的事情,以此培养做事的计划性、执行力、以及对未来的梦想。

高效工作第三大法门——改善习惯

心态 -> 行为 -> 习惯 -> 性格 -> 命运

我们每天 90% 行为方式由习惯决定,我们养成了习惯,习惯成就了我们。

习惯不会消失,只能被代替。

习惯本身很脆弱,习惯的力量很强大。

七个高效习惯

《高效能人士的七个习惯》史蒂芬·科维

  • 选择的习惯:主动积极,避免被动的选择
  • 以终为始(愿景的习惯):凡事皆经两次创造,一是心智创造,二是实际创造
  • 执行的习惯——要事第一:制定每周计划原则:1,回顾使命和角色;2,选择大石头,不选沙子;3,做每周日程安排;
  • 互利的习惯态度——双赢思维
  • 相互理解技巧——知彼解己
  • 互利的习惯
  • 不断更新

培养习惯的方法

周期:21天以上的重复会形成习惯,90天的重复会形成稳定的习惯。

原则:

  • 至少坚持21天
  • 一次只培养一个习惯
  • 培养目标明确化
  • 目标公布与众
  • 抱团养成好习惯

习惯形成机理:习惯之所以出现,是因为大脑一直在寻找可以省力的方式。

做事不能靠感觉,要靠系统:与电脑、软件等结合使用,弥补人脑的不足。

系统(电脑) 感觉(人脑)
多任务,切换速度足够快,划分时间片 切换成本巨大,事情多了会崩溃
缺乏独立思想,不能处理未知算法 具备思考力、创造力、智力
记忆力好,可靠的提醒,可随时搜索,不会遗漏 记忆力差,遗忘曲线,不可靠的提醒,直觉式搜索
没有情绪 容易被干扰,往往事情越多,对事情的处理能力越弱,情绪容易波动

总结

工作效率低下的原因有三个:目标不清、行动不力和习惯不好。针对这三个原因,分别从三个方面进行改善:明确目标、提升行动力和养成习惯。

第一重要的是明确目标,首先想明白自己这一生想做的事,即自己的人生使命,可以为之奋斗一生的,所谓的梦想,这点尤为重要。以前就听过一句话,“每天叫你起床的是闹钟,还是梦想”,初见时感受不深,后来经历的多了,看了《晨间日记的奇迹》,有句话令我印象深刻,“如果明天你要和女朋友约会,你要去面试,你还会睡懒觉不起床吗?”如果你每天都是为了梦想在努力,那不需要用闹钟,自己就会起床了。想一想,之前的碌碌无为就是因为没有这么一个梦想,人生没有方向,而像一只没有目的地的船在海浪中随波逐流。突然理解了为什么一个人没有信仰是件悲哀的事,而我,恰恰就没有信仰。所以我明白是时候停下来反思下自己的梦想到底是什么这个问题了。

在明确了自己的终极目标后,以终为始,把最终目标分解成相关的长期目标,再细化为年目标、月目标,最后细化为可执行的方案。

在确定人生目标时,需要兼顾六个方面:健康、人脉、事业、财富、家庭、成长。而在制定具体目标的时候要注意“要事第一”,把那些与终极目标相关的排在首位,优先选择“大石头”,其次再选择“沙子”和“水”。在制定更具体可执行目标时要坚持 PE-SMART 原则,即目标要积极正向、达成共赢局面、要明确、可衡量、依靠自身力量可完成、完成后要有成就感满足感、要有时间限制。

当目标和规划都设计好后,就需要提升自己的执行力。那句话说得好,“一流的点子加上三流的执行,不如三流的点子加一流的执行”,只有真正去做,并努力做好,才能实现价值,否则一切都是空谈。要做的第一件事也是锁定目标,对复杂的目标进行分解,达到可执行的程度。然后启动自己,刚开始时可能速度缓慢,慢慢开始加速,越来越快。实在不能启动时就把自己想成一个机器,给自己一个开关,强制启动。在目标失败后要安慰自己,在潜意识中加强坚持做得到的快乐和不去做将产生的痛苦,以此来激励自己。在执行过程中通过学习实践提升自己,整合所有可用资源为我所用。如果实在难以进行,则需要反思方法策略,灵活变通。

每天坚持GTD,把要做的所有事记下来,处理分类,安排自己去执行。其中关键在于通过记录的方式把头脑中各种任务移出来,头脑可以不同塞满各种需要完成的事,而可以集中精神做正在做的事。人的精力是有限的,这就需要进行取舍,先做重要的事情,于是就需要把要做的事进行优先级排序,可以用 ABC 分类法,将任务按重要程度分为 ABC 三级。当事情非常多时,用六点优先的方法,把相对不那么重要的任务一一删除,留下最重要的六项,只去做好这六项。运用晨间三分钟日记法来提醒自己梦想是什么,对一天要做的事情进行记录整理,回顾昨天达成的目标。

在所有提高效率的方法里,都要求明白到底有哪些事要做,所以对需要做的任务进行整理记录是非常重要的,而且记录下来后可以防止自己忘记遗漏。具体执行时可借鉴番茄工作法、A4纸工作法。

如果能养成高效执行的习惯将受益终生。习惯影响行为,行为久了也会变成习惯,既然都会形成习惯,为什么不用好的习惯来主导呢?参考美国著名效能大师史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》,其中所述的 “积极主动”、“以终为始”、“要事第一”、“双赢思维”、“知彼解己”、“协作增效”、“不断更新”,仔细想想都很重要,看来需要把这本书找来好好研读一下。明确了应该培养哪些习惯后,就可以实际行动了,一个习惯在坚持 21 天后才能形成,在这期间不能贪多,把习惯一个一个养成,把坚持过程与他人分享,或组团进行培养,有助于坚持下去,如果能把高效工作的做法培养出习惯,将更容易成功,更好的实现人生价值。

延伸越多:

  • 《要事第一》史蒂芬·柯维
  • 《高效能人士的七个习惯》史蒂芬·柯维
  • 《尽管去做》戴维·艾伦
  • 《如何掌控自己的时间和生活》阿伦·拉金
  • 《晨间日记的奇迹》佐藤
  • 番茄工作法、SMART原则、GTD、A4纸工作法